정보화를 추진하는 어떤 행정기관의 어느 부서보다도 앞선 기술로 행정의 효율성을 높여나가는 사람
이 있다. 그 주인공은 안산시청 총무과에 근무하는 도원중(33)씨.
도씨는 99년 총무과 문서보존 담당으로 발령 받았다. 영구적으로 보존해야 될 서류와 20년이상 보존
할 문서가 사무실에 가득 쌓여 갈 때 도씨는 마이크로필름으로 보존하는데 그치지 않고 문서를 빨리
찾을 수 있는 효율적인 시스템을 창안했다.
불과 3초만에 문서를 찾을 수 있는 것은 마이크로필름으로 촬영한 문서를 바코드 프로그램에 등록해
간단한 키워드 검색만으로 관련문서를 찾을 수 있도록 시스템을 개발한 것이다.
자동차 리모콘에서 아이디어를 얻었다는 도씨는 문서보존 사업을 추진하기 위해 직접 축소사진촬영
기능사 자격증을 (만점을 얻어) 따기도 했다. 도씨가 개발한 시스템은 찾고자 하는 문서의 제목이나
허가일자 등을 키워드로 검색하면 컴퓨터 모니터에 해당자료가 보관되어 있는 위치가 나타나고 보관
된 랙에서는 불빛이 발광되며, 전광판에는 문자로 위치를 알려주는 시스템이다.
20년이 안된 보존문서도 자체적으로 소프트웨어를 개발해 문서가 보관되어 있는 위치를 쉽게 검색할
수 있다.
또한 영구보존가치 높은 문서와 업무활용도가 높은 문서를 필름 스캐너를 이용하여 파일로 변환하
여 서버에 저장하여 누구나 쉽게 열람할 수 있도록 되어 있다.
도씨의 이같은 노력으로 안산시는 공공근로를 활용, 광파일시스템으로 작업하면 136억원이 소요될 사
업을 10억8000여만에 해결했다.
또 사진촬영작업만 용역을 준다면 최소 22억원이 들어갈 사업이지만 직접 촬영하고 데이타베이스까
지 구축하면서 예산을 절감한 것이다.현재까지 필름 6000롤을 촬영했고 소송서류 등 15만매 광파일 작
업을 추진하여 마무리 단계에 접어들었다.
하지만 이런 도씨에게도 가슴아픈 일이 있었다. 지난해 11명을 데리고 열심히 일하다가 점심 먹고 확
인해야 되는 인원관리 를 하지 않았다는 이유로 감사에 지적 받아 훈계를 받기도 했다. 그러나 생활
속에서 모범을 보이는 이유로 함께 일하는 직원들 사이에도 칭찬이 자자하다.
공공근로자들의 애환을 함께 느끼며 체육대회 등으로 친목을 다지기도 한다.
도씨는 “사용자 위주로 시스템이 개발되어 있기 때문에 쉽게 사용할 수 있어 공공기관의 기록물 관
리에 모델로 선정되었으면 한다”고 밝히고“법적으로 수수료 문제가 해결되어 문서를 요구하는 시
민에게 이메일로 보낼 수 있는 날이 빨리 왔으면 좋겠다”고 말했다.
안산시의 문서보존 시스템이 효율적으로 운영되고 있다는 소식이 알려지면서 합동참모본부, 한국전
력기술과 여러 자치단체 담당자들의 방문이 이어지고 있다. 4월중에는 행자부 주관으로 전국 지자체
실무자들의 벤치마킹 계획이 잡혀있다.
/ 안산 송영택 기자 ytsong@naeil.com

위 기사의 법적인 책임과 권한은 내일엘엠씨에 있습니다.
<저작권자 ©내일엘엠씨, 무단 전재 및 재배포 금지>